Se realiza la solicitud de emisión de documentos a Finanzas un asistente emite el documento tributario (Boletas de venta, Facturas, notas de débito, Crédito, facturas de exportación) una vez emitido el documento se envían los documentos tributarios al solicitante.
La Asistente de la Unidad ingresa en el ERP o asistente de finanzas según sea el caso, la solicitud de Orden de compra es revisada por el Subdirector de Finanzas a través del sistema si está todo correcto es aprobada y enviada vía ERP a la Central de Compras donde es revisada, de faltar información es rechazada y se emite un aviso vía mail a la Asistente que la ingresó al sistema, de estar todo correcto es Aprobada y emitida la Orden de Compra.
Toda vez que se requiera realizar un reembolso, fondo a rendir o viático, la Asistente de la Unidad o asistente de finanzas, ingresa en el ERP la solicitud. Esta es revisada por el Aprobador o Subdirector de Finanzas a través del sistema si falta documentación o no está completa es rechazada y devuelta a la asistente, si está todo correcto es aprobada con esto pasa vía sistema a revisión de Contabilidad Casa Central para su aprobación, de faltar información o presentar inconsistencias es rechazada y se emite un aviso vía mail a la Asistente que la ingresó al sistema , de estar todo correcto es Aprobada y pasa a Banco PUC donde validan los saldos y se emite el pago.
A solicitud de la Unidad a través de su asistente vía mail es recibida la solicitud de pago con la documentación adjunta (Boletas de Honorarios, pagos de Becas etc.) esta es revisada por el Subdirector de Finanzas si falta información o documentación es devuelta a la Unidad.De estar todo correcto se solicita a un asistente de Finanzas que ingrese la solicitud de pago al sistema ERP esta es aprobada por el Subdirector de Finanzas con esto pasa vía sistema a revisión de Contabilidad Casa Central para su revisión, de faltar información o presentar inconsistencias es rechazada y se emite un aviso vía mail a la Asistente que la ingresó al sistema , de estar todo correcto es Aprobada y pasa a BancoPuc donde validan los saldos y se emite el pago.
A solicitud de la Unidad se recibe solicitud de pago en divisa extranjera a través de transferencia internacional con la documentación adjunta de respaldo, y formulario con todos los datos bancarios necesarios es revisada por Finanzas, de estar todo corrector un Asistente de Finanzas ingresa la solicitud de pago al sistema ERP, esta es aprobada por el Subdirector de Finanzas, con esto pasa vía sistema a Contabilidad de Casa Central para su revisión y posterior pago a través de BancoPUC quienes realizan la transferencia y nos envían respaldo el que luego es enviado al solicitante.
La asistente de la unidad realiza la solicitud de pago de ayudantes programados los cuales se realizan una vez por semestre, en este caso se realiza el envío de la planilla al subdirector de finanzas quien revisa y envía a la VRA casa central quienes gestionan que los pagos sean emitidos de manera programada en las fechas indicadas (quincenas y fines de mes)
Se realiza la solicitud de traspaso presupuestario al Subdirector de Finanzas quien revisa la documentación y datos enviados, un asistente de finanzas ingresa la solicitud a la plataforma ERP Gestión, luego pasa al flujo de aprobación de Subdirector de Finanzas
La asistente de la unidad realiza la solicitud de reconocimiento de ingreso a finanzas quienes revisan la información recibida, se reconocen los valores según los datos indicados en la solicitud en el ERP, cuando se encuentren reconocidos los ingresos se da aviso de que se encuentra procesada la información.
Por instrucción emanada de la Vicerrectoría Económica, está prohibida la compra de Gift Card en forma directa por las unidades.
El uso de este medio se considera una operación especial, ya que representan “especies valoradas”, por lo cual, su uso está restringido a situaciones de necesidad estrictamente extraordinaria, siendo requisito obligatorio contar con la autorización previa de la Vicerrectora Económica.
Por otro lado, es importante mencionar que de acuerdo al oficio N°184 de fecha 6 de junio del 2018, del Servicio de Impuestos Internos, se establece que por la compra de una Gift Card la empresa que transfiere, para respaldar la operación, deberá emitir una “Factura de Ventas y Servicios No Afectos o Exentos de IVA” o según sea el caso, una “Boleta de Ventas y Servicios No Afectos o Exentos de IVA”.
El procedimiento para regular dicha gestión es a través de mail dirigido a la Directora Económica Tatiana Arellano, tarellano@uc.cl , con copia a René Olivos, rolivos@uc.cl, a ella corresponde hacer la solicitud formal a la Vicerrectora, quien autoriza ( previa revisión del Departamento de auditoría ).
Para la compras de Gift Card, necesitamos certificar que: ( y es lo que debe venir en el mail )
– Que se trate de personas externas a la UC (no funcionarios)
– Que dicha entrega esté comprometida con clientes (en cotización, contrato y/o convenio que se debe adjuntar)
– Motivo por el qué se entregan ( Ej: incentivos, agradecimientos, etc.)
– Compromiso de registrar con nombre, Rut, firma de a quienes se les entregará
Una vez autorizada la solicitud respecto del procedimiento, se pide a través de un fondo a rendir el que luego se rinde con documento “de compra”, mencionados en párrafo 3, más nómina de las personas que recibieron las giftcard señalando, nombre, rut y firma.
A solicitud de la Unidad se recibe solicitud de pago en divisa extranjera a través de transferencia internacional con la documentación adjunta de respaldo, y formulario con todos los datos bancarios necesarios es revisada por Finanzas, de estar todo corrector un Asistente de Finanzas ingresa la solicitud de pago al sistema ERP, esta es aprobada por el Subdirector de Finanzas, con esto pasa vía sistema a Contabilidad de Casa Central para su revisión y posterior pago a través de BancoPUC quienes realizan la transferencia y nos envían respaldo el que luego es enviado al solicitante.
Deben solicitar autorización via mail para autorización y luego coordinar visita a finanzas decanato para que se realice el pago con la tarjeta de crédito mencionada.